Privacybeleid

Scouting de Vliegende Pijl verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting de Vliegende Pijl via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.vliegendepijl.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmaster hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van de Vliegende Pijl verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting de Vliegende Pijl hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting de Vliegende Pijl mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier op de website: www.vliegendepijl.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. Er worden alleen persoonsgegevens geregistreerd die noodzakelijk zijn voor de aanmelding voor de desbetreffende (groeps)activiteiten.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren ontvangen leden een factuur met een betalingsverzoek. De contactgegevens hiervoor staan geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van De Vliegende Pijl heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Op www.vliegendepijl.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting de Vliegende Pijl maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting de Vliegende Pijl en als herinnering. Als een geregistreerd lid akkoord gaat met de Privacybeleid, geeft deze ook toestemming voor het maken & plaatsen van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken. Beeldmateriaal zal niet worden verstrekt aan derden en alleen worden gebruikt voor promotionele doeleinden op onze website en bij onze scoutinggroep betrokken social media platformen.

Locatie Privacybeleid

Het privacybeleid van Scouting de Vliegende Pijl is terug te vinden via www.vliegendepijl.nl/informatie/privacybeleid en op te vragen via het bestuur op: Bestuur@vliegendepijl.nl

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid en inzage in gegevens

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting de Vliegende Pijl binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur (Bestuur@vliegendepijl.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Het is mogelijk om ons privacybeleid te downloaden. Klik daarvoor hier.

Datum huidige versie: 6 mei 2018